The Human MachineUse casesCas d’usageImport & customs operationsImport & douane
Import files: from Excel tracking to a platform with a proactive deadline engine
Dossiers d'import : du suivi Excel à une plateforme avec moteur d'échéances proactif
A scoped engagement for an industrial company with more than 1,000 employees: digitalise the import process end to end, from the validated SAP order to file closure, with a deadline engine that alerts before overruns and escalates after, plus a layer of supervised AI agents — including a correspondence agent that reads the email exchanged with forwarders, carriers, banks and customs.
Une mission cadrée pour une entreprise industrielle de plus de 1 000 salariés : digitaliser le processus import de bout en bout, de la commande SAP validée à la clôture du dossier, avec un moteur d'échéances qui alerte avant dépassement et escalade après, plus une couche d'agents IA supervisés — dont un agent de correspondance qui lit les échanges avec transitaires, transporteurs, banques et douane.
Scoped engagement, not a completed project. This page describes what was scoped and how it is designed. Impact figures are modelled estimates, marked as such, to be validated during scoping workshops.Mission cadrée, pas un projet achevé. Cette page décrit ce qui a été cadré et comment c’est conçu. Les chiffres d’impact sont des estimations modélisées, signalées comme telles, à valider en ateliers de cadrage.
1,500 files a year in individual Excel sheets,
with no alert on any critical deadline.
1 500 dossiers par an dans des Excel individuels,
sans alerte sur aucune échéance critique.
What the import process looked like before the engagement was scoped.
À quoi ressemblait le processus import avant le cadrage de la mission.
- Around 1,500 import files a year are tracked in individual Excel files, filled in by hand at every step, from the validated SAP order onward.Environ 1 500 dossiers d'import par an sont suivis dans des fichiers Excel individuels, remplis à la main à chaque étape, à partir de la commande SAP validée.
- No automatic alert on the critical deadlines: insurance subscription, import commitment, letters of credit, customs declaration, container return.Aucune alerte automatique sur les échéances critiques : souscription d'assurance, engagement d'importation, lettres de crédit, déclaration douanière, restitution des conteneurs.
- Deadline overruns are caught late, and turn into storage and demurrage penalties.Les dépassements de délai sont détectés tardivement, et se transforment en pénalités de magasinage et de surestaries.
- Repetitive manual entry, with no consistency or completeness checks.Une saisie manuelle répétitive, sans contrôle de cohérence ni de complétude.
- No consolidated view: no dashboard, no indicators, no trace of who did what and when.Pas de vision consolidée : ni tableau de bord, ni indicateurs, ni trace de qui a fait quoi et quand.
- The know-how lives in personal files; the process depends on the people currently in post.Le savoir-faire vit dans des fichiers personnels ; le processus dépend des personnes en poste.
One mission, two sequential phases:
kill the Excel first, then add the agents.
Une mission, deux phases séquentielles :
supprimer l'Excel d'abord, puis ajouter les agents.
Phase 1 already removes Excel and secures the deadlines. Phase 2 activates the agent layer that motivated the project. One contract, one fixed fee.
La phase 1 supprime déjà Excel et sécurise les échéances. La phase 2 active la couche d'agents qui a motivé le projet. Un seul contrat, un seul forfait.
| CapabilityCapacité | Phase 1 — PlatformPhase 1 — Plateforme | Phase 2 — + AgentsPhase 2 — + Agents |
|---|---|---|
| Web application for import files (9 modules), central databaseApplication web des dossiers d'import (9 modules), base de données centrale | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Direct SAP integration: validated orders flow in, no re-entryIntégration SAP directe : les commandes validées arrivent seules, aucune re-saisie | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Step-by-step workflow; statuses advance automatically, adjustable manuallyWorkflow par étapes ; statuts qui avancent seuls, modifiables manuellement | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Deadline engine: reminders before, highlight at, escalation after each deadlineMoteur d'échéances : rappels avant, mise en évidence à, escalade après chaque échéance | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Configurable rules: deadlines, recipients (group addresses), escalation pathsRègles paramétrables : échéances, destinataires (adresses de groupe), règles d'escalade | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Dashboards & KPIs: portfolio view, deadline timeline, penalty amountsTableaux de bord & KPIs : vue portefeuille, échéancier, montants de pénalités | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Full audit log: who, what, when, automatic or manualJournal d'audit complet : qui, quoi, quand, automatique ou manuel | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Manual file creation, free-text search, multi-criteria filtersCréation manuelle de dossiers, recherche texte libre, filtres multi-critères | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Encrypted, tested backups; RBAC, MFA, encryptionSauvegardes chiffrées et testées ; RBAC, MFA, chiffrement | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Agent mailbox: agents piloted by email by the import managerBoîte mail des agents : pilotage par e-mail par le responsable import | —— | IncludedInclus |
| Scheduled agents: missing information, at-risk deadlines, inconsistenciesAgents planifiés : informations manquantes, échéances à risque, incohérences | —— | IncludedInclus |
| Pre-drafted emails and actions, validated by the import managerE-mails et actions pré-rédigés, validés par le responsable import | —— | IncludedInclus |
| Document reading (invoices, LCs, arrival notices) and pre-filled entryLecture des documents (factures, LC, avis d'arrivée) et pré-saisie | —— | IncludedInclus |
| Memory & learning (RAG) on validated decisionsMémoire & apprentissage (RAG) sur les décisions validées | —— | IncludedInclus |
| Progressive autopilot modeMode autopilot progressif | —— | Later evolutionÉvolution ultérieure |
Three kinds of agents. What each does alone,
and what it submits for validation.
Trois types d'agents. Ce que chacun fait seul,
et ce qu'il soumet à validation.
The import manager stays the single point of contact for all third parties. Agents prepare; the human sends.
Le responsable import reste l'interlocuteur unique des tiers. Les agents préparent ; l'humain envoie.
| AgentAgent | What it does on its ownCe qu’il fait seul | What it submits for human validationCe qu’il soumet à validation humaine |
|---|---|---|
| On-demand agentsAgents à la demande | Draft supplier reminders, summarise a file, prepare transport quote requests, qualify and compare offers, answer questions on the portfolio — triggered by email or from the platform.Rédigent une relance fournisseur, synthétisent un dossier, préparent une demande de cotation transport, qualifient et comparent des offres, répondent à une question sur le portefeuille — déclenchés par e-mail ou depuis la plateforme. | Every message that leaves for a third party: it is sent by the import manager, never by the agent.Chaque message qui part vers un tiers : il est envoyé par le responsable import, jamais par l'agent. |
| Scheduled agentsAgents planifiés | Sweep all files on a regular schedule: missing information by criticality, at-risk deadlines and delays, data inconsistencies, the import manager's daily briefing.Balayent tous les dossiers à fréquence régulière : informations manquantes par criticité, échéances à risque et retards, incohérences de données, point quotidien du responsable import. | Nothing external — their alerts and briefings go to internal recipients only.Rien vers l'extérieur — leurs alertes et synthèses ne vont qu'à des destinataires internes. |
| Correspondence agentAgent de correspondance | Reads incoming third-party email (forwarders, carriers, banks, customs, suppliers), identifies the sender, attaches each exchange to the right file, detects flagged exceptions — a delay, a missing document, a dispute — and executes pre-approved low-risk updates, such as updating a deadline or marking a document received.Lit les e-mails entrants des tiers (transitaires, transporteurs, banques, douane, fournisseurs), identifie l'interlocuteur, rattache chaque échange au bon dossier, détecte les exceptions signalées — retard, document manquant, litige — et exécute les mises à jour à faible risque pré-approuvées, comme actualiser une échéance ou marquer un document reçu. | Any action beyond the pre-approved list — and any reply: it never writes to an external address.Toute action hors de la liste pré-approuvée — et toute réponse : il n'écrit jamais à une adresse externe. |
Enforced in the infrastructure,
not by a prompt instruction.
Appliqués dans l'infrastructure,
pas par une simple consigne.
The rules below are structural. An agent cannot talk its way around them.
Les règles ci-dessous sont structurelles. Un agent ne peut pas les contourner par le dialogue.
The correspondence agent never replies to an address outside the company — even when the incoming email carries external recipients or CCs, it strips them before acting.L'agent de correspondance ne répond jamais à une adresse extérieure à l'entreprise — même quand l'e-mail reçu comporte des destinataires ou copies externes, il les retire avant d'agir.
All communication to third parties is sent by the import manager, from emails the agents prepare.Toute communication vers les tiers est envoyée par le responsable import, sur la base des e-mails préparés par les agents.
Which actions run without validation and which always require one is defined per criticality and financial impact in the scoping workshops — then enforced server-side.Quelles actions s'exécutent sans validation et lesquelles en exigent toujours une se définit par criticité et impact financier en ateliers de cadrage — puis s'impose côté serveur.
Every processed email, its classification and the decision taken are journalised, for after-the-fact control.Chaque e-mail traité, sa classification et la décision prise sont journalisés, pour un contrôle a posteriori.
Banking and customs data are encrypted and backed up daily, with regular restore tests.Les données bancaires et douanières sont chiffrées et sauvegardées quotidiennement, avec des tests de restauration réguliers.
Data sent to the AI engine is neither retained nor reused to train third-party models.Les données transmises au moteur d'IA ne sont ni conservées ni réutilisées pour entraîner des modèles tiers.
The solution at a glance.
La solution en un coup d'œil.
Validated SAP orders flow into the platform automatically — no re-entry. The deadline engine and the agents work on the same database, with human validations enforced in the API. Hosted on dedicated infrastructure in a European region; the architecture is decoupled from the generative-model provider.
Les commandes SAP validées arrivent automatiquement dans la plateforme — aucune re-saisie. Le moteur d'échéances et les agents travaillent sur la même base, avec des validations humaines imposées dans l'API. Hébergement sur une infrastructure dédiée en région Europe ; l'architecture est découplée du fournisseur de modèle génératif.
About two months to production,
then two months of hyper-care.
Environ deux mois jusqu'à la production,
puis deux mois d'hyper-care.
Scoping & detailed specificationsCadrage & spécifications détaillées2 weeks2 semaines
Management rules validated, backlog prioritised, SAP integration modalities confirmed.Règles de gestion validées, backlog priorisé, modalités SAP confirmées.
Technical design & infrastructureConception technique & infrastructure1 week1 semaine
Architecture, dev/staging/prod environments, CI/CD.Architecture, environnements dev/staging/prod, CI/CD.
Build — platformDéveloppement — plateforme3 weeks3 semaines
Working platform, demonstrable continuously.Plateforme fonctionnelle, démontrable en continu.
Build — agentsDéveloppement — agents2 weeks2 semaines
Agents operational by email, under human validation.Agents opérationnels par e-mail, sous validation humaine.
User acceptance testingTests et recette utilisateurs1 week1 semaine
Platform tested and validated by pilot users.Plateforme testée et validée par les utilisateurs pilotes.
Go-liveMise en production2–3 days2–3 jours
Switch-over, initial data loaded.Bascule, données initiales chargées.
Hyper-careHyper-care2 months2 mois
Close support, teams ramping up to autonomy.Accompagnement rapproché, montée en autonomie des équipes.
Durations are indicative and are confirmed at the end of the scoping phase, against the validated management rules.
Les durées sont indicatives et se confirment à l'issue du cadrage, sur la base des règles de gestion validées.
The modelled business case.
Le business case modélisé.
Modelled estimates for a scoped engagement — not measured results. Every figure below is an estimate and states its basis.
Des estimations modélisées pour une mission cadrée — pas des résultats mesurés. Chaque chiffre ci-dessous est une estimation et précise sa base.
Conservative to high scenario, at cruising speed.Scénario prudent à haut, en régime de croisière.
Depending on the scenario retained.Selon le scénario retenu.
Net of the initial investment and running costs.Net de l'investissement initial et des coûts de fonctionnement.
Basis of the model: two levers — fewer storage and demurrage penalties (reported by the client as recurring), and processing time saved on at-risk files. Modelled from client-reported volumes (~1,500 files a year); current penalty amounts and time spent on Excel tracking are quantified during the scoping workshops to finalise the calculation.Base du modèle : deux leviers — réduction des pénalités de magasinage et de surestaries (identifiées par le client comme récurrentes), et temps de traitement économisé sur les dossiers à risque. Modélisé à partir des volumes déclarés (~1 500 dossiers par an) ; les montants actuels de pénalités et le temps consacré au suivi Excel sont quantifiés en ateliers de cadrage pour finaliser le calcul.
What the first release
deliberately does not do.
Ce que la première mise en production
ne fait délibérément pas.
Excluded from the first go-live to keep the scope honest — without prejudging later evolutions.
Exclu de la première mise en production pour garder un périmètre honnête — sans préjuger d'évolutions ultérieures.
A native mobile app (the web application remains usable on mobile).Une application mobile native (l'application web reste consultable sur mobile).
A multilingual interface (one working language first).Une interface multilingue (une seule langue de travail dans un premier temps).
Direct integration with the national customs single-window portal, or other third-party portals beyond SAP.L'intégration directe avec le guichet unique douanier national, ou d'autres portails tiers au-delà de SAP.
Automatic write-back to SAP — the flow handled is SAP → platform.La remontée automatique d'informations vers SAP — le flux traité est SAP → plateforme.
Autopilot mode for the agents — a later evolution, conditional on measured trust.Le mode autopilot des agents — une évolution ultérieure, conditionnée à la confiance mesurée.
A deadline-driven process
still living in spreadsheets?
Un processus à échéances
qui vit encore dans des tableurs ?
The first conversation maps your process, its deadlines and volumes, and what an agent layer would change. No commitment.
Le premier échange cartographie votre processus, ses échéances et ses volumes, et ce qu'une couche d'agents changerait. Sans engagement.