The Human MachineUse casesCas d’usageHiring & onboardingRecrutement & onboarding
Hiring & onboarding: five CV channels, one platform, five supervised agents
Recrutement & onboarding : cinq canaux de CV, une plateforme, cinq agents supervisés
A scoped engagement for the HR direction of an industrial company with more than 1,000 employees: digitalise the full journey from need expression to end of probation, around a unified candidate base, an explainable pre-screening engine, and five AI agents integrated with the company's existing Microsoft 365 tenant.
Une mission cadrée pour la direction RH d'une entreprise industrielle de plus de 1 000 salariés : digitaliser le parcours complet, de l'expression du besoin à la fin de la période d'essai, autour d'une CVthèque unifiée, d'un moteur de présélection explicable et de cinq agents IA intégrés au tenant Microsoft 365 existant.
Scoped engagement, not a completed project. This page describes what was scoped and how it is designed. Impact figures are modelled estimates, marked as such, to be validated during scoping workshops.Mission cadrée, pas un projet achevé. Cette page décrit ce qui a été cadré et comment c’est conçu. Les chiffres d’impact sont des estimations modélisées, signalées comme telles, à valider en ateliers de cadrage.
Four manual sub-processes,
five CV channels, no unified base.
Quatre sous-processus manuels,
cinq canaux de CV, aucune base unifiée.
What the recruitment process looked like before the engagement was scoped.
À quoi ressemblait le processus de recrutement avant le cadrage de la mission.
- Applications arrive through five channels — LinkedIn, a career portal, email, scanned paper CVs, an existing CV base — with no indexing, no deduplication, no unified search.Les candidatures arrivent par cinq canaux — LinkedIn, un portail carrière, l'e-mail, des CV papier numérisés, une CVthèque existante — sans indexation, sans déduplication, sans recherche unifiée.
- Every opening means manually sorting hundreds of CVs. Rare profiles already sitting in the base go unnoticed.Chaque ouverture de poste impose un tri manuel de centaines de CV. Des profils rares déjà présents dans la base passent inaperçus.
- Interview scheduling runs on phone calls and email back-and-forth; evaluations are not consolidated anywhere.La planification des entretiens se fait par téléphone et allers-retours d'e-mails ; les évaluations ne sont consolidées nulle part.
- Onboarding depends on the individuals in post: no systematic checklist for documents, equipment, access, or introduction to the team.L'onboarding dépend des personnes en poste : aucune checklist systématique pour les documents, le matériel, les accès ou la présentation à l'équipe.
- No traceability of selection decisions: no justification kept, no view of the recruitment funnel, no steering indicators.Aucune traçabilité des décisions de sélection : ni justification conservée, ni vision du tunnel de recrutement, ni indicateurs de pilotage.
- The net effect: long time-to-fill, and a process that depends heavily on the people currently running it.Résultat net : des délais de pourvoi longs, et un processus qui repose fortement sur les personnes qui le font tourner.
One mission, two sequential phases:
the platform, then the agents on top.
Une mission, deux phases séquentielles :
la plateforme, puis les agents par-dessus.
The agents are not an add-on: they are the point of the project. Phase 1 builds the foundation they need. Both phases sit under one contract and one fixed fee.
Les agents ne sont pas une option : ils sont l'objet du projet. La phase 1 construit la fondation dont ils ont besoin. Les deux phases relèvent d'un seul contrat et d'un seul forfait.
| CapabilityCapacité | Phase 1 — PlatformPhase 1 — Plateforme | Phase 2 — + AgentsPhase 2 — + Agents |
|---|---|---|
| Unified multi-source CV base: ingestion, deduplication, indexing, searchCVthèque unifiée multi-sources : ingestion, déduplication, indexation, recherche | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Media library: versioned job sheets, skills referential, company contextMédiathèque : fiches de poste versionnées, référentiel de compétences, contexte entreprise | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Recruitment workflow, pipeline and per-application statusesWorkflow de recrutement, pipeline et statuts par candidature | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Career portal and five-source intake, with OCR and a manual-review queuePortail carrière et collecte des cinq sources, avec OCR et file de revue manuelle | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Dashboards & KPIs: time-to-fill, funnel, channel performanceTableaux de bord & KPIs : délai de pourvoi, tunnel, performance des canaux | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Roles and permissions (RBAC), corporate SSO, full audit logRôles et habilitations (RBAC), SSO d'entreprise, journal d'audit complet | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Automation slider, configurable per capability (auto / semi / human)Curseur d'automatisation configurable par capacité (auto / semi / humain) | IncludedInclus | IncludedInclus |
| Five supervised agents: offers, pre-screening, search, interviews, onboardingCinq agents supervisés : offres, présélection, recherche, entretiens, onboarding | —— | IncludedInclus |
| One dedicated mailbox per agent, piloted by email and by chatUne boîte mail dédiée par agent, pilotage par e-mail et par chat | —— | IncludedInclus |
| Memory & learning on validated decisionsMémoire & apprentissage sur les décisions validées | —— | IncludedInclus |
| Progressive autopilot modeMode autopilot progressif | —— | Later evolutionÉvolution ultérieure |
Five agents. What each does alone,
and what it submits for validation.
Cinq agents. Ce que chacun fait seul,
et ce qu'il soumet à validation.
Every agent has its own mailbox in the company's existing email system and its own permission perimeter. Anything that engages the company externally passes through a human.
Chaque agent a sa propre boîte mail dans la messagerie existante de l'entreprise et son propre périmètre de permissions. Tout ce qui engage l'entreprise vers l'extérieur passe par un humain.
| AgentAgent | What it does on its ownCe qu’il fait seul | What it submits for human validationCe qu’il soumet à validation humaine |
|---|---|---|
| 1 — Offers1 — Offres | Publishes offers to the selected platforms, notifies the publication and records it in the base.Publie les offres sur les plateformes retenues, notifie la publication et l'enregistre en base. | The content of every offer, before any external publication.Le contenu de chaque offre, avant toute publication externe. |
| 2 — Pre-screening2 — Présélection | Indexes CVs, applies the scoring rules, produces reports justified criterion by criterion, alerts in real time on a rare profile.Indexe les CV, applique les règles de scoring, produit des rapports justifiés critère par critère, alerte en temps réel sur un profil rare. | Every rejection pronounced on an eliminatory criterion.Chaque rejet prononcé au titre d'un critère éliminatoire. |
| 3 — Search3 — Recherche | Answers natural-language questions over the whole base, by chat or by email.Répond en langage naturel à des questions sur l'ensemble de la base, par chat ou par e-mail. | Nothing — it has no write access, by design.Rien — il n'a aucun droit d'écriture, par conception. |
| 4 — Interviews4 — Entretiens | Prepares the question bank, transcribes interviews and extracts the key information.Prépare le banc de questions, transcrit les entretiens et en extrait les informations clés. | The proposed time slots and the final interview rating.Les créneaux proposés et la notation finale de l'entretien. |
| 5 — Onboarding5 — Onboarding | Triggers the process, sends the document list, tracks the preparation checklist.Déclenche le processus, envoie la liste des documents et suit la checklist de préparation. | The onboarding plan when the job sheet does not define one — proposed by a blocking email, editable before validation.Le plan d'onboarding lorsqu'il n'est pas défini dans la fiche de poste — proposé par un e-mail bloquant, modifiable avant validation. |
Enforced in the infrastructure,
not by a prompt instruction.
Appliqués dans l'infrastructure,
pas par une simple consigne.
The rules below are structural. An agent cannot talk its way around them.
Les règles ci-dessous sont structurelles. Un agent ne peut pas les contourner par le dialogue.
The search agent is read-only by design: the read/write separation is enforced at the database level.L'agent de recherche est en lecture seule par conception : la séparation lecture/écriture est garantie au niveau de la base de données.
Human validations are imposed server-side. Whatever an agent is told, it cannot skip them.Les validations humaines sont imposées côté serveur. Quelles que soient ses instructions, un agent ne peut pas les sauter.
CVs are treated as untrusted content: instructions embedded in a candidate's document are never executed.Les CV sont traités comme du contenu non fiable : des instructions glissées dans le document d'un candidat ne sont jamais exécutées.
Rejections on an eliminatory criterion are always confirmed by a human before they take effect.Les rejets au titre d'un critère éliminatoire sont toujours confirmés par un humain avant de prendre effet.
Every automated action lands in a tamper-proof audit log — what makes each decision defensible in front of a candidate or an audit.Chaque action automatisée rejoint un journal d'audit inviolable — ce qui rend chaque décision défendable face à un candidat ou à un contrôle.
Candidate data follows the national data-protection law and its supervisory authority: consent at application, retention and purge policy. Data sent to the AI engine is neither retained nor reused to train third-party models.Les données des candidats suivent la loi nationale de protection des données et son autorité de contrôle : consentement au dépôt, politique de conservation et purge. Les données transmises au moteur d'IA ne sont ni conservées ni réutilisées pour entraîner des modèles tiers.
The solution at a glance.
La solution en un coup d'œil.
Agent mailboxes, interview scheduling and SSO run on the company's existing Microsoft 365 tenant (permissions validated with the IT department during scoping). The architecture is decoupled from the generative-model provider: the engine can change without rewriting the platform.
Les boîtes mail des agents, la planification des entretiens et le SSO s'appuient sur le tenant Microsoft 365 existant (autorisations validées avec la DSI en cadrage). L'architecture est découplée du fournisseur de modèle génératif : le moteur peut changer sans réécrire la plateforme.
About 14 weeks to production,
then two months of hyper-care.
Environ 14 semaines jusqu'à la production,
puis deux mois d'hyper-care.
Scoping & capability-map arbitrationCadrage & arbitrage de la cartographie3 weeks3 semaines
150 capabilities arbitrated, management rules validated, Microsoft 365 permissions confirmed.150 capacités arbitrées, règles de gestion validées, autorisations Microsoft 365 confirmées.
Technical design & infrastructureConception technique & infrastructure1 week1 semaine
Architecture, environments, CI/CD.Architecture, environnements, CI/CD.
Build — foundation, CV base & searchDéveloppement — socle, CVthèque & recherche3 weeks3 semaines
Five sources ingested, conversational search running.Cinq sources ingérées, recherche conversationnelle opérationnelle.
Build — offers, pre-screening & scoringDéveloppement — offres, présélection & scoring3 weeks3 semaines
Offer generation, justified scoring, one-click decision file.Génération d'offres, scoring justifié, dossier de décision en un clic.
Build — interviews & onboardingDéveloppement — entretiens & onboarding2 weeks2 semaines
Scheduling, transcription, onboarding plans and checklists.Planification, transcription, plans d'onboarding et checklists.
User acceptance testingTests et recette utilisateurs1.5 weeks1,5 semaine
Platform tested and validated by pilot users.Plateforme testée et validée par les pilotes.
Go-liveMise en production2–3 days2–3 jours
Switch-over, historical CV base loaded.Bascule, CVthèque historique chargée.
Hyper-careHyper-care2 months2 mois
Close support, teams ramping up to autonomy.Accompagnement rapproché, montée en autonomie des équipes.
Durations are indicative and are confirmed at the end of the scoping phase, against the arbitrated scope.
Les durées sont indicatives et se confirment à l'issue du cadrage, sur la base du périmètre arbitré.
The modelled business case.
Le business case modélisé.
Modelled estimates for a scoped engagement — not measured results. Every figure below is an estimate and states its basis.
Des estimations modélisées pour une mission cadrée — pas des résultats mesurés. Chaque chiffre ci-dessous est une estimation et précise sa base.
Conservative to high scenario, at cruising speed.Scénario prudent à haut, en régime de croisière.
Depending on the scenario retained.Selon le scénario retenu.
Net of the initial investment and running costs.Net de l'investissement initial et des coûts de fonctionnement.
Basis of the model: four levers — HR time saved on triage, scheduling and follow-ups; shorter time-to-fill; less reliance on external recruitment services; better-used internal mobility. Modelled from client-reported volumes and the 150-capability map; the scenarios are refined against real recruitment volumes during the scoping workshops.Base du modèle : quatre leviers — temps RH économisé sur le tri, la planification et les relances ; réduction du délai de pourvoi ; moindre recours aux prestations externes de recrutement ; mobilité interne mieux exploitée. Modélisé à partir des volumes déclarés par le client et de la cartographie de 150 capacités ; les scénarios sont affinés avec les volumes réels de recrutement pendant les ateliers de cadrage.
What the first release
deliberately does not do.
Ce que la première mise en production
ne fait délibérément pas.
Excluded from the first go-live to keep the scope honest — kept on the roadmap, not discarded. A further 18 capabilities are flagged "to arbitrate" and are settled in the scoping workshops.
Exclu de la première mise en production pour garder un périmètre honnête — conservé en feuille de route, pas écarté. Par ailleurs, 18 capacités sont marquées « à arbitrer » et se tranchent en ateliers de cadrage.
HRIS and payroll integration (employee record creation, social declarations, payroll data hand-off).Intégration SIRH et paie (création de la fiche salarié, déclarations sociales, transmission des éléments de paie).
Employment contract generation and e-signature.Génération du contrat de travail et signature électronique.
Personality tests, language assessments, referral programme, proactive sourcing.Tests de personnalité, évaluations linguistiques, programme de cooptation, sourcing proactif.
Salary-grid positioning and negotiation tracking.Positionnement dans la grille salariale et suivi des négociations.
Automatic status updates to candidates, satisfaction surveys, 30/60/90-day integration journeys.Communication automatique du statut aux candidats, enquêtes de satisfaction, parcours d'intégration 30/60/90 jours.
A native mobile app (the web application remains usable on mobile).Une application mobile native (l'application web reste consultable sur mobile).
Autopilot mode for the agents — a later evolution, conditional on measured trust.Le mode autopilot des agents — une évolution ultérieure, conditionnée à la confiance mesurée.
A process like this one
on your side of the fence?
Un processus comme celui-ci
chez vous ?
The first conversation maps your process, its volumes, and what an agent layer would change. No commitment.
Le premier échange cartographie votre processus, ses volumes, et ce qu'une couche d'agents changerait. Sans engagement.